VoIP vs. virtuaalinen puhelinnumerojärjestelmä: kumpi on paras ratkaisu?

Tarkastellaanpa kahta suosittua yrityspuhelinratkaisua: VoIP-palveluita ja virtuaalipuhelinjärjestelmiä. Kenelle käyttäjille niitä suositellaan ja mikä on paras ratkaisu? VoIP-palvelut ( Voice-over-internet-protocol ) ovat täysin riippumattomia kiinteästä puhelinlinjasta ja tarjoavat yleensä edistyneitä ominaisuuksia korkeammilla hinnoilla. Se on optimaalinen valinta keskikokoisille/suurille tiimeille, jotka tarvitsevat tehokkaampia ominaisuuksia, erityisesti videopuheluiden, tiedostojen jakamisen ja edistyneiden automaattisten puhelinvastaajien tapauksessa. Virtuaalipuhelinjärjestelmät puolestaan vaativat olemassa olevan puhelinlinjan, josta puhelut voidaan välittää asiakkaille. Ne on tarkoitettu ensisijaisesti henkilökohtaiseen käyttöön (freelance-työntekijöille) tai pienille työryhmille ja yleisesti ottaen silloin, kun haluat liiketoimintalinjan edullisemmin kuin VoIP-järjestelmät. Ne ovat loistava valinta henkilökohtaiseen käyttöön juuri siksi, että ne antavat käyttäjien peittää sijaintinsa ja hallita sitä, kuka voi nähdä ja käyttää puhelinnumeroaan, samalla mahdollistaen helpon pääsyn eri laitteilla.

Jos valitset VoIP-ratkaisun

Jos mielestäsi VoIP-ratkaisun käyttöönotto on parempi vaihtoehto yrityksellesi, tässä on tärkeimmät näkökohdat, joihin sinun tulisi keskittyä parhaan valinnan tekemiseksi.

Liikkuvuus

VoIP:n tärkein etu on epäilemättä sen käyttömahdollisuus liikkeellä ollessa, kunhan internet-yhteys on käytettävissä.

Skaalautuvuus

On erittäin tärkeää ymmärtää, mahdollistaako VoIP-palveluntarjoaja paitsi ylöspäin skaalautuvuuden myös alaspäin skaalautuvuuden, jos yritys supistaa kokoaan ja tarvitsee supistusta sopimukseen. Siksi on hyödyllistä selvittää, onko puhelinnumeroiden ja alanumeroiden lisääminen, poistaminen tai uudelleenmäärittäminen helppoa ja voidaanko yhtä puhelinjärjestelmää ottaa käyttöön muissa toimipisteissä.

Käytettävyys

VoIP-palvelun helpon hallinnan, konfiguroinnin ja käytön tarve johtaa vääjäämättä kohti yhtenäisiä alustoja eli alustoja, joihin pääsee käsiksi yhdestä kojelaudasta, jossa ääni-, tekstiviesti-, faksi-, vastaajaviesti- ja videokokoukset on yhdistetty yhdeksi alustaksi.

Turvallisuus

VoIP-palveluntarjoajan järjestelmänsä suojaamiseksi käyttämien turvatoimenpiteiden on oltava korkeatasoisia ja niiden on kyettävä yhdistämään salaus (pohjimmiltaan tietojen piilottaminen luvattomilta käyttäjiltä) parhaisiin käytäntöihin kyberhyökkäyksiä ja petoksia vastaan.

Luotettavuus

Yksi keskeisistä näkökohdista pilvessä isännöidyissä yrityspuhelinjärjestelmissä on redundanssi. Jos palvelua isännöidään useilla palvelimilla, jotka sijaitsevat useissa fyysisissä paikoissa, yhden palvelimen tai datakeskuksen kaatuessa muut voivat ottaa sen haltuunsa ongelmitta.